Listamos neste tópico explicações detalhadas e o procedimento para gerar o arquivo de inventário do estoque.
O que é inventário de estoque
O inventário de estoque é uma lista detalhada de bens materiais armazenados fisicamente pela empresa. É através desse inventário que se pode obter a informação de quais produtos estão em estoque e quais são os respectivos volumes.
Fazer um inventário é essencial para garantir a precisão dos registros de estoque, melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, avaliar a saída de mercadorias para ajudar na tomada de decisões estratégicas para o negócio, além de auxiliar no balanço anual de mercadorias que deve ser realizado no final do período fiscal, que pode ser trimestral ou anualmente.
Solicite o acompanhamento da contabilidade em todo o processo da geração do inventário.
Dicas sobre o inventário
Ao seguir esses passos e dicas, a empresa estará melhor preparada para gerar um arquivo de inventário preciso e útil para o gerenciamento eficaz do estoque.
Realize os procedimentos descritos antes do dia 31 de dezembro do ano corrente para que a geração do inventário posterior a essa data considere as alterações. É importante garantir que todos os procedimentos sejam executados de maneira precisa e completa antes do prazo final mencionado.
- Planejamento: estipule uma data e hora para o inventário e não utilize o sistema, para evitar recontagem.
- Equipe: defina a cada colaborador a função na contagem e certifique-se de que todos os membros da equipe entendam os procedimentos.
- Identificação dos itens: verifique se cada item em estoque possui identificação, principalmente o código de barras.
- Limpeza e organização: certifique-se de que o espaço de armazenamento esteja limpo e organizado para facilitar a contagem.
- Contagem dos itens: procure seguir um método organizado. Utilize ferramentas como planilhas eletrônicas (Excel, Google Sheets) para ajudar na contagem.
- Conferência dos itens e documentação: ao identificar diferença entre o estoque existente no sistema e a contagem, entre em contato com a contabilidade para solicitar orientação de como proceder em relação a emissão de documentos de ajuste (se necessário), como no caso de perdas, por exemplo.
Lembre-se de que a precisão do inventário é crucial para um gerenciamento eficiente do estoque e para manter a integridade dos registros da empresa.
Como gerar o inventário
Depois de ajustar o estoque seguindo as dicas repassadas, é hora de conhecer as formas disponíveis de gerar o inventário. Provavelmente neste momento a contabilidade já repassou como deve proceder, então escolha a opção solicitada e siga o passo a passo.
Veja as formas de geração do inventário do estoque no sistema:
Inventário impresso ou salvo
Pode-se dizer que esta é a forma mais comum de gerar o arquivo, onde o inventário é impresso e entregue ou salvo no computador para posteriormente encaminhar a contabilidade.
Acesse o menu de Cadastros > Relatórios, na seção “Registro de inventário”, clique em “Gerar relatório”.
Modelo padrão
Nos filtros do relatório do modelo padrão, podem ser alterados os seguintes campos:
Antes de gerar o inventário do estoque, solicite a contabilidade quais opções devem ser marcadas para gerar o arquivo corretamente.
- Modelo: neste caso será abordada a opção padrão.
- Data: data base do inventário, o sistema leva em consideração a quantidade existente na data informada. Essa informação deve ser repassada pelo contador.
- Número livro: informação repassada pelo contador.
- Ordenar por: ordenação da lista de produtos por código ou descrição.
- Valor a ser considerado: valor a ser considerado para o cálculo do valor total, custo da última compra do produto ou preço de venda do cadastro do produto.
- Formato: gerar e salvar o arquivo em formato PDF e HTML.
Clique em “Gerar relatório” e aguarde o inventário ser aberto em uma nova aba no navegador.
Modelo P7
Nos filtros do relatório do modelo P7, podem ser alterados os seguintes campos:
Antes de gerar o inventário do estoque, solicite a contabilidade quais opções devem ser marcadas para gerar o arquivo corretamente.
- Modelo: neste caso será abordada a opção P7.
- Data: data base do inventário. O sistema leva em consideração a quantidade existente na data informada. Essa informação deve ser repassada pelo contador.
- Número livro: informação repassada pelo contador.
- Ordenar por: ordenação da lista de produtos por código ou descrição.
- Identificador: campo que será destacado como identificador na impressão do relatório.
- Valor a ser considerado: valor a ser considerado para o cálculo do valor total, custo da última compra do produto ou preço de venda do cadastro do produto.
- Incluir/Excluir: personalize a lista de produtos que será impressa no inventário.
- Agrupar e totalizar por: selecione como prefere que os produtos sejam separados e totalizados no impresso do relatório.
- Formato: gerar e salvar o arquivo em formato PDF e HTML.
Clique em “Gerar relatório” e aguarde o inventário ser aberto em uma nova aba no navegador.
Inventário no arquivo “SINTEGRA”
Clique aqui para acessar o tutorial completo sobre a geração do inventário no arquivo SINTEGRA.
Inventário no arquivo “SPED Fiscal”
Clique aqui para acessar o tutorial completo sobre a geração do inventário no arquivo SPED Fiscal.