Listamos neste artigo como configurar e utilizar o módulo de ordem de serviço do ZWeb, incluindo o cadastro dos controles utilizados na OS, o preenchimento das informações, a impressão dos documentos e o comprovante de equipamento.
Introdução
O módulo de ordem de serviço é destinado a empresas que atuam com prestação de serviços e permite cadastrar e controlar objetos, identificadores, situações, tipos de atendimento, serviços e produtos. Também possibilita a importação da OS para NF-e, NFC-e, venda gerencial e NFS-e.
Cadastros de controle
Antes de cadastrar uma ordem de serviço, é necessário configurar os cadastros e as opções que serão utilizados no preenchimento da OS.
Cadastro de objetos
Os objetos correspondem aos itens que receberão o serviço. Por exemplo, um veículo em uma oficina mecânica ou um computador em uma assistência técnica.
Acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Objetos”. Em seguida, clique no botão “Cadastrar objeto”.
Informe a descrição do objeto e clique em “Salvar”.
Cadastro de situações
O cadastro de situações permite identificar a etapa em que a ordem de serviço se encontra durante a realização do atendimento.
Acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Situações”. Em seguida, clique em “Cadastrar situação”.
Informe a descrição, selecione uma cor para identificar a situação e clique em “Salvar”.
Cadastro de identificadores
Os identificadores são campos personalizáveis utilizados para registrar informações que auxiliam na identificação do objeto da ordem de serviço.
Acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Identificadores”.
Altere os dados dos identificadores conforme a necessidade e clique em “Salvar”.
Tipos de atendimento
O cadastro de tipos de atendimento permite classificar as ordens de serviço de acordo com as categorias de atendimento utilizadas pela empresa.
Acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Tipos de atendimento”. Em seguida, clique em “Cadastrar tipo de atendimento”.
Informe a descrição e clique em “Salvar”.
Configurações
As configurações da ordem de serviço permitem definir padrões utilizados no cadastro e na impressão das OS.
Acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Configurações”.
Os campos disponíveis para as configurações da ordem de serviço são:
- Garantia (dias): informe o período de garantia, em dias, utilizado como padrão nas novas ordens de serviço. Esse período pode ser alterado individualmente na OS.
- Previsão de entrega (dias): informe a quantidade de dias utilizada como padrão para definir a data de previsão de entrega das novas ordens de serviço. A data pode ser alterada individualmente na OS.
- Tipos de impressão padrão: selecione o formato de impressão utilizado como padrão para a ordem de serviço. Estão disponíveis as opções “Impressão A4”, “Impressão 1/2 A4” e “80mm – Impressão Térmica”.
- Separar Produtos/Serviços na impressão: habilite esta opção para separar produtos e serviços na impressão da ordem de serviço.
- Duas vias do comprovante de equipamento: habilite esta opção para imprimir duas vias do comprovante de equipamento. Dessa forma, uma via pode ser entregue ao cliente e outra utilizada para controle interno.
- Habilitar quantidade atacado: habilite esta opção para utilizar o preço de atacado de acordo com a quantidade mínima configurada para o produto.
- Observações fixas: informe observações que serão preenchidas automaticamente nas novas ordens de serviço. É possível definir observações internas e observações que serão apresentadas no documento.
Cadastrar uma ordem de serviço
Para visualizar as ordens de serviço cadastradas e cadastrar uma nova OS, acesse o menu “Documentos”, clique em “Ordem de serviço” e selecione “Ordem de serviço”.
Para cadastrar uma nova ordem de serviço, clique em “Cadastrar OS”.
O formulário da ordem de serviço é dividido em seções para facilitar o preenchimento das informações.
Dados gerais
Na seção “Dados gerais”, selecione um cliente já cadastrado ou cadastre um novo cliente pelo botão de cadastro disponível no campo.
Objetos
Na seção “Objetos”, informe o objeto que receberá o serviço e preencha os identificadores configurados anteriormente, de acordo com as características do atendimento.
O campo Objeto identifica o item que receberá o serviço.
Por exemplo, em uma oficina mecânica, o objeto pode ser uma moto ou um carro. Em uma assistência técnica, pode ser um computador ou um celular.
- “Defeito relatado”: descreva o problema informado pelo cliente ou o defeito apresentado pelo equipamento. O preenchimento é obrigatório.
- “Estado do objeto / Acessórios”: registre as condições do equipamento no recebimento e os acessórios entregues junto com ele, como cabos, fontes, controles ou outros componentes.
Essas informações auxiliam na identificação do equipamento, no registro do problema informado e na conferência das condições de entrada durante o atendimento.
Peças e serviços
Na seção “Peças e serviços”, selecione o produto ou serviço que será incluído na ordem de serviço. Informe ou altere a quantidade e o valor unitário e clique no botão de inclusão para adicionar o item à lista.
Tipos de busca:
Busca exata: quando forem digitados mais de 25 caracteres, o sistema realiza uma busca exata com base no conteúdo informado. Essa regra é válida para a descrição, referência e variações do produto.
Busca aproximada (contém): ao digitar até 25 caracteres não numéricos, o sistema localiza os itens que contenham a informação digitada na descrição, referência ou variações do produto.
Busca numérica: quando a busca for composta apenas por números, o sistema interpreta o conteúdo como uma tentativa de localizar o código interno, o código de barras ou a referência numérica do produto.
Busca por código (com prefixo #): ao iniciar a busca com o símbolo “#” seguido de números, o sistema ignora o caractere e realiza a busca pelo código interno informado.
Formas de pagamento
Na seção “Formas de pagamento”, informe os pagamentos relacionados à ordem de serviço, utilizando as formas de pagamento cadastradas no financeiro.
Informações adicionais
Na seção “Informações adicionais”, estão disponíveis os campos para complementar as informações da ordem de serviço.
- Situação: selecione a situação da OS de acordo com as situações cadastradas anteriormente.
- Tipo de atendimento: selecione o tipo de atendimento correspondente à OS.
- Previsão de entrega: informe a data prevista para a entrega do objeto.
- Garantia: informe a data de término da garantia da OS.
- Observações internas: informe comentários internos relacionados à OS. As informações deste campo não são exibidas na impressão do documento.
- Observações: informe observações relacionadas à OS. As informações deste campo são exibidas na impressão do documento.
Impressões da ordem de serviço
Clique em “Impressões” para selecionar o formato do documento que será gerado. Estão disponíveis as seguintes opções:
- Impressão A4: gera a Ordem de Serviço no formato A4.
- Impressão 1/2 A4: gera a impressão utilizando metade de uma folha A4.
- 80mm – Impressão Térmica: gera o documento no formato adequado para impressoras térmicas de 80 mm.
- Comprovante de Equipamento 80mm: gera o comprovante de recebimento do equipamento em formato térmico de 80 mm.
- Comprovante de Equipamento A4: gera o comprovante de recebimento do equipamento em formato A4.
A impressão do comprovante é independente da impressão da ordem de serviço, permitindo que cada documento seja utilizado de acordo com a necessidade do atendimento.
O formato selecionado será apresentado em tela, permitindo a impressão.
Impressão pelo grid – Ícone da impressora
Para facilitar o acesso às funções de impressão, foram adicionadas opções diretamente ao grid de ordens de serviço, evitando a necessidade de abrir a OS para realizar a impressão.
Na lista de ordens de serviço, clique no ícone da impressora.
Ao utilizar essa opção, o sistema respeita automaticamente o formato configurado como padrão para a ordem de serviço, como A4 ou 80mm – Impressão Térmica.
Outras opções disponíveis ao clicar com o botão direito do mouse na listagem de OS
Na listagem de ordens de serviço, ao clicar com o botão direito do mouse sobre uma OS, são apresentadas as seguintes opções:
- Editar: permite acessar e alterar as informações da Ordem de Serviço selecionada.
- Enviar e-mail: permite enviar a Ordem de Serviço por e-mail ao cliente ou a outro destinatário.
- Excluir: permite excluir a Ordem de Serviço selecionada. Essa ação deve ser utilizada com atenção, pois remove o documento da listagem.
- Imprimir OS: permite realizar a impressão da Ordem de Serviço. Ao selecionar essa opção, é possível escolher o formato de impressão:
- A4;
- 80mm – Impressão Térmica.
- Comprovante de Equipamento: permite imprimir o comprovante relacionado ao equipamento recebido na Ordem de Serviço. Também é possível escolher o formato de impressão:
- A4;
- 80mm – Impressão Térmica.
- Etiquetas: permite acessar as opções relacionadas à impressão de etiquetas da Ordem de Serviço.
- Clonar OS: permite criar uma nova Ordem de Serviço utilizando como base as informações da OS selecionada, facilitando o cadastro com dados semelhantes.
- Enviar OS pelo WhatsApp: permite enviar a Ordem de Serviço pelo WhatsApp, facilitando o compartilhamento do documento com o cliente.
