Compras

Listamos neste tópico como utilizar o módulo compras no ZWeb.

Introdução

O módulo de Compras permite realizar o lançamento e gerenciamento de notas de entrada no sistema, garantindo o controle de estoque, custos e informações fiscais.

Além do lançamento manual, o sistema disponibiliza a importação de arquivos XML, automatizando o cadastro de produtos, a associação com itens já existentes e o preenchimento das informações da nota.

Listagem

Para visualizar a lista de compras, acesse o menu Fiscal > Compras.

É possível editar uma compra clicando no ícone , excluir clicando no ícone ou cadastrar uma nova pelo botão “Cadastrar NF de compra”.

Na parte superior da tela estão disponíveis as funções de filtrar, buscar, imprimir ou personalizar os dados no botão “Ações”.

Lançamento das notas

Ao clicar no botão “Cadastrar NF de compra”, será apresentada a tela, onde poderá realizar procedimentos como:

• Digitar os dados de uma nova nota de compra;
• Importar uma nota manifestada;
• Importar o arquivo XML;

O lançamento da nota de compra deverá ser um espelho da nota de venda emitida pelo fornecedor, com exceção do CFOP que deve ser de compra iniciando com 1 quando o fornecedor for do mesmo estado e 2 quando for de outro estado.

Lançamento manual

Para o lançamento manual da nota de compra, tenha em mãos a nota emitida pelo fornecedor para digitar os dados nas seções:

• Informações fiscais: corresponde a digitação da chave de acesso da nota, número, série, modelo, comprador, natureza de operação, CFOP, data de entrada e data de emissão;
• Fornecedor: realize o cadastro do fornecedor ou selecione um fornecedor já cadastrado;
• Produtos: efetue o lançamento do produto, quantidade e valor unitário dos produtos recebidos;
• Cálculo dos impostos: o cálculo dos impostos será apresentado conforme as configurações da natureza de operação utilizada. Além desse cálculo, digite valores de frete, seguro, descontos e outras despesas, quando houver;
• Transportados/volume: realize o cadastro do transportador ou selecione um já cadastrado, além de informar os volumes, espécie, marca, numeração, peso bruto e peso líquido;
• Formas de pagamento: marque se deseja gerar financeiro ou não. Caso a intenção seja realizar os lançamentos, informe os valores nas formas de pagamento combinadas com o fornecedor;
• Informações adicionais: digite os dados contidos nas informações complementares quando necessário.

Manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é um serviço disponibilizado pelo governo que permite consultar, manifestar e baixar o XML das notas fiscais emitidas para a empresa.

É possível realizar essa consulta por meio do menu Fiscal > Manifestos, onde será exibida a lista das notas fiscais das últimas consultas.

Listagem de manifestos

A tela apresenta uma tabela com todas as notas fiscais localizadas, contendo as seguintes colunas:

• Fornecedor: identifica o emitente da nota fiscal.
• Número: número da nota fiscal.
• Chave de acesso: chave única da NF-e, utilizada para consulta e validação do documento.
• Emissão: data em que a nota foi emitida.
• Valor da nota (R$): valor total da nota fiscal.
• Status: indica a situação do manifesto da nota. Exemplos:
  • Sem status: nota ainda não manifestada.
  • Manifestado: manifestação já realizada.
  • NF Importada: indica que a nota já importada para o sistema.
  • Cancelada: nota cancelada pelo emitente.
  • Fora do prazo: prazo de manifestação expirado.
• Tipo XML: indica a situação do arquivo XML da nota.
  • Completo: XML completo disponível.
  • Resumido: a nota possui com informações parciais, apenas com o resumo disponibilizado pela SEFAZ, sem todos os detalhes do XML.

Caso o documento esteja cancelado, ao clicar em “Gerar XML da nota”, no menu “Ações”, será apresentada uma mensagem informando que a nota encontra-se cancelada.

Consultar manifestos

Para fazer uma nova consulta, clique em Ações > Consultar manifestos.

Clique com o botão direito na nota fiscal desejada e selecione a opção “Manifestar Nota”.

Preencha o status e clique em “Enviar”.

Para importar a nota fiscal pela manifestação, deve iniciar o cadastro de uma nova compra.

Importação pela manifestação

Com a nota manifestada, acesse o menu Fiscal > Compras e clique em “Cadastrar NF de compra”.

Clique no botão “Importar XML” e na opção de “Manifesto”.

Serão exibidas as últimas 50 notas com a opção de confirmação de operação e que ainda não foram importadas no sistema. Selecione a nota fiscal e clique em “Importar” para exibir a tela de vinculação de produtos.

Os manifestos com “Tipo XML Resumido” devem ser importados via “Importar arquivo”.

Importação por arquivo XML

Para realizar a importação através do arquivo XML, acesse o menu Fiscal > Compras e clique em “Cadastrar NF de compra”.

Clique no botão “Importar XML” e na opção de “Importar arquivo”.

Selecione o XML no computador e clique em “Abrir”.

Tela da importação do XML

Após selecionar o arquivo XML ou realizar a manifestação, será exibida a tela para vinculação de produtos.

Os dados da nota passam a ser organizados em abas, permitindo uma visualização mais clara das informações, como dados da nota, impostos e produtos.

Produtos

A aba de produtos concentra o principal fluxo operacional onde será feito o vínculo ou cadastro dos itens. Nesta tela ficam disponíveis as informações:

• Exibir itens: selecione a opção “Localizados”, “Não localizados” ou mantenha a opção “Todos” marcada para a exibição dos produtos da nota.
• Campo de pesquisa: permite localizar um item específico pela descrição ou código de barras.
• Exibir colunas: permite personalizar quais informações serão exibidas no grid de produtos durante a importação do XML. As opções disponíveis são:
  • Localizado: indica como o produto foi encontrado (parametrização, código de barras, descrição etc.);
  • Código do fornecedor: código do produto no XML;
  • Descrição do fornecedor: nome do produto conforme XML;
  • Código de barras fornecedor: código de barras vindo do XML;
  • Código de barras estoque: código de barras cadastrado no sistema;
  • Código do estoque: código interno do produto no sistema;
  • Cadastro do estoque: nome do produto no sistema;
  • Ativo/Inativo: situação do produto no cadastro;
  • CFOP: código fiscal da operação;
  • Quantidade comprada: quantidade informada no XML;
  • Fator de conversão: relação entre unidade comprada e unidade de estoque;
  • Quantidade de entrada: quantidade que será lançada no estoque;
  • Preço unitário: valor por unidade;
  • Total: valor total do item.

• Cadastrar novo produto: utilize a opção de cadastrar um produto novo manualmente quando optar por não cadastrar as informações contidas no XML.

• Parametrizar todos: realiza a vinculação de todos os itens possíveis com base nas regras do sistema.

• Desparametrizar todos: remove todos os vínculos realizados, retornando os itens ao estado inicial.

• Clique com o botão direito do mouse no item: disponibiliza as opções descritas abaixo.
  • Localizar: acessa a tela de lançamento do item para localizar o produto. Essa função pode ser acessada clicando na lupa na linha correspondente ao item;
  • Parametrizar/desparametrizar: realiza a parametrização ou desparametrização somente deste produto. Essa função pode ser acessada clicando no cadeado na linha correspondente ao item;
  • Cadastrar produto: cadastra o item de acordo com as informações recebidas no XML;
  • Editar cadastro do produto: acessa os dados do cadastro do produto no sistema, permitindo a edição.

• Ordem de localização: na parte inferior da tela é exibida a sequência utilizada pelo sistema para vincular produtos automaticamente:
  • Por parametrização: indica que já existe uma parametrização entre o código do fornecedor (XML) e o produto do estoque.
  • Por código de barras: se o código de barras do XML for igual ao do produto cadastrado, o vínculo é realizado automaticamente.
  • Pela descrição: ocorre quando a descrição foi parcialmente igual no estoque e no XML.
  • Descrição em duplicidade: quando existem dois ou mais produtos no estoque com a mesma descrição, o sistema não consegue definir com segurança qual utilizar. Para evitar lançamento indevido, acesse o estoque e remova um dos itens duplicados.
  • Não localizado: ocorre quando o sistema não encontra nenhuma correspondência pelos critérios anteriores.

Vinculação dos produtos

O sistema realiza automaticamente a tentativa de vínculo entre os produtos do fornecedor e os produtos já cadastrados no estoque, aplicando a ordem de localização automática.

• Caso possuir a parametrização previamente cadastrada entre o código do fornecedor e o produto do estoque, o vínculo é realizado automaticamente, sem a necessidade de outro procedimento.

• Caso não exista parametrização, o sistema tenta localizar o produto pelo código de barras. Se o código presente no XML for igual ao cadastrado no estoque, o item será vinculado automaticamente.

• Se ainda não houver correspondência, a próxima tentativa é feita pela descrição do produto. Quando a descrição do XML é idêntica à de um produto no estoque, o sistema realiza o vínculo automático.

• Quando existem descrições duplicadas no estoque, o sistema não consegue identificar com precisão qual produto deve ser utilizado. Nessa situação, o item é destacado como duplicado, exigindo conferência manual para evitar associação incorreta.

• Se nenhuma das opções anteriores resultar em vínculo, o produto será classificado como não localizado, sendo necessário realizar a vinculação manual ou efetuar o cadastro de um novo produto.

Após essa etapa automática, é possível realizar ajustes manuais diretamente na listagem de produtos, clicando com o botão direito sobre um item.

Fator de conversão

O fator de conversão define a relação entre a unidade informada no XML e a unidade utilizada no estoque.

Para ajustar o fator de conversão, dê duplo clique no item na listagem e na seção “Fator de conversão do produto”, escolha entre as duas opções:

• Fator de conversão padrão (utilizado p/ parametrização): utiliza o fator já cadastrado no produto. Ao selecionar essa opção, o sistema mantém o padrão definido no cadastro e aplica automaticamente na importação. Ao escolher essa opção, ficam disponíveis os seguintes campos:
  • Unid. conversão: escolha a unidade de conversão cadastrada ou cadastre uma nova que será utilizada sempre para este item após a parametrização. Demais campos serão preenchidos automaticamente conforme cadastro da unidade de conversão.
  • Exemplo prático: se a nota possui 4 unidades e o conversor for 12 (multiplicação), o sistema irá considerar 48 unidades no estoque, ajustando também o custo unitário.

• Conversão desta compra: permite informar um fator específico apenas para essa nota, sem alterar o cadastro do produto.
  • Fator da conversão: selecione se o fator será multiplicação ou divisão;
  • Conversor: informe o valor utilizado no cálculo.

Com base nessas informações, o sistema calcula automaticamente:

• Custo convertido: valor ajustado por unidade no estoque.
• Qtd. convertida: quantidade que será lançada no estoque.

Dados da nota

Exibe informações gerais da NF-e recebida, como fornecedor, transportador e pagamentos.

Impostos

Apresenta os dados fiscais da nota.

Ao finalizar clique em “Importar”.

Caso algum item não possua vínculo a um cadastro do estoque, uma mensagem será apresentada solicitando o cadastro dos produtos.

Quando os produtos não estiverem parametrizados, uma mensagem será apresentada solicitando se deseja parametrizar os mesmos.

Em seguida, a tela de atualização de preço de venda fica disponível. Realize os ajustes necessários utilizando os botões:

• Atualizar pelo lucro bruto: multiplica o preço de custo pelo percentual de lucro bruto padrão e apresenta no campo do novo preço.
• Recalcular: zera o campo novo preço para que os cálculos sejam refeitos.

Finalize no botão “Salvar”.

Será aberto o cadastro da compra já com os produtos e os dados da nota fiscal importados, separados pelas seções “Informações fiscais”, “Fornecedor”, “Produtos”, “Cálculo dos impostos”, “Transportados/volume”, “Formas de pagamento” e “Informações adicionais”.

Revise todas as informações da nota fiscal de compra. Caso esteja tudo correto e nenhuma alteração.